Présentation générale

Alors que nous nous dirigeons vers la publication Internet de documents de tous types et de toutes tailles, il devient nécessaire de se poser des questions sur la gestion des documents Web. Il s'agit d'élaborer des méthodes et procédures facilitant le repérage, l'édition, l'indexation et l'archivage de tous les documents.

L'intégration d'outils de gestion documentaire au sein des intranets est de plus en plus nécessaire, mais la justification des coûts et des efforts amenés par ces systèmes semble réfréner leur adoption et leur implantation par les entreprises.

Lors d'une récente conférence, Delphi a sondé plus de 120 professionnels des systèmes d'information pour découvrir que 70% avaient un intranet. Par ailleurs, 50% d'entre eux implantaient des systèmes de gestion documentaire ou de gestion de tâches (workflow management).

Malgré les coûts importants, certains avantages de l'interfaçage d'un système de gestion documentaire avec le Web sont à considérer :

• Télétravail : Les usagers munis d'un fureteur régulier peuvent avoir accès à la documentation et à de l'information qu'ils pourront avoir à réviser ou changer n'importe où et n'importe quand : documents Word, Excel, Powerpoint ou tout autre.
• Service à la clientèle : Les organisations peuvent aussi rendre accessibles les documents au public, tout en protégeant l'information dans des documents sécurisés. Fiches techniques de produits, historique des modifications d'un document, accès sécurisé, etc.
• Gestion : Le Web est selon plusieurs experts le média par excellence pour la gestion par le biais de formulaires.

Un certain nombre d'interrogations surgissent spontanément quand gère un site Web ;

par exemple :

• Devrait-on sauvegarder toutes les versions corrigées d'un document?
• Doit-on archiver tout changement mineur, ou instaure-t-on simplement des directives qui font que les responsables sont avertis lorsqu'un changement vient d'être opéré?
• Comment référencer un document autrement que par son URL, qui peut changer constamment?
• Comment identifier les documents qui sont apparentés en terme de contenu mais qui sont physiquement séparés ?
• Etc., etc...

Le présent dossier entend proposer quelques réponses à ces questions.

1. La loi

Au Canada, en vertu de la Loi sur les Archives nationales du Canada (1987) et de la Loi sur l'accès à l'information (1983), un document peut être toute correspondance, note de service, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microfiche, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d'information. Un document électronique est un document lisible à la machine qui peut être manipulé, transmis ou traité à l'aide d'un ordinateur numérique.

Au Québec, la Loi sur les archives et la Loi sur l'accès à l'information des organismes publics et la protection des renseignements personnels (1982) obligent certains organismes à mettre en place des systèmes de gestion de leurs documents administratifs.

2. Document et enregistrement

Il faut distinguer deux types de document :

• Les documents (documents) tels quels sont des communications enregistrées avec une structure particulière, sur divers supports, intelligibles sans besoin de tout autre traitement qu'une présentation sur écran ou sur une feuille imprimée.
  - Cependant les documents ne sont pas tous des archives au sens archivistique ou légal.

• Les enregistrements (records) sont des enregistrements de fonctions organisationnelles ou personnelles, d'activités et de transactions. Elles prennent souvent la forme de fiches.
  - Un enregistrement fait partie d'un système de conservation d'archives.

3. Les niveaux d'information d'un enregistrement

Selon Richard Barry, un enregistrement est constitué à la fois d'un contenu (l'information) et d'un contexte (la meta-information). Les deux sont nécessaires pour déterminer l'authenticité d'un enregistrement et la fiabilité de la source. Un document ne peut constituer une évidence que s'il a ces caractéristiques. Elles constituent le profil du document, qui doit être fourni par le créateur ou le système :

• auteur et date de création
• identifieur unique
• processus parent
• provenance ou instance principale (organisme)
• titre
• type de document
• version
• langue (linguistique et informatique)
• dates de révision
• calendrier de conservation ou dates projetées/réelles de conversion à un autre média ou niveau de conservation (en-ligne/hors-ligne) et de destruction
• classification pour la sécurité et dates projetées/réelles de dégradation (baisse de niveau)

Un autre modèle d'enregistrement d'un document fonctionne selon 6 niveaux :

• le contenu
• la structure /le gabarit
• le format (HTML, Word, Excel, etc.)
• les meta-données
• le type (rôle du document dans l'entreprise : interne/externe, niveau de sécurité)
• le comportement (statique, BD, dynamique)

4. Valeurs primaire et secondaire

• La valeur primaire : valeur attribuée à un document qui contient des informations nécessaires aux activités courantes de l'organisme.
• La valeur secondaire : valeur attribuée aux documents qui ont une valeur historique.

5. Le cycle de vie d'un document

Il y a lieu de distinguer le cycle de vie de l'état du document :

A)

Selon Interleaf, le cycle de vie se déroule en quatre étapes :

B)

Selon La Ferrière, (1989), tout document peut avoir trois états : actif, semi-actif ou inactif - Et ceci à toute étape de son cycle de vie

La création Les documents sont créés de plusieurs manières : en utilisant un crayon et du papier, un traitement de texte, un système d'infographie, un tabulateur graphique, etc.	La révision Les documents sont le plus souvent révisés par leur créateur, qui y ajoutent des commentaires ou en modifient le contenu. Entre les deux premières étapes, comme il y a souvent beaucoup d'interactions et que le document subit d'importants changements, il est sauvegardé dans un répertoire temporaire/tampon (work in progress repository) où il demeure jusqu'à l'étape trois.	L'assemblage À cette étape, tous les objets informationnels ont été créés et révisés (et approuvés par l'autorité nécessaire) et sont assemblés dans un document complet. Lorsque l'étape 3 est complétée (après souvent plusieurs révisions et même de nouvelles créations) les documents sont installés dans un répertoire " officiel " (released)	La distribution Les documents sont distribués pour être utilisés et appréciés par les autres. Cette étape peut se faire électroniquement ou sur papier. Une fois qu'une première version est acceptée, un nouveau cycle peut alors recommencer, à partir de l'étape 2.
Actif Un document d'une grande utilité courante dans l'administration et l'exploitation d'un organisme. Ce document doit demeurer à proximité des usagers.
Semi-actif Un document dont la fréquence de consultation ne justifie pas sa présence auprès des usagers mais qui doit être conservé en raison de son utilité potentielle.
Inactif À archiver en raison de sa valeur secondaire.

Illustration 1 : Cycle de vie et états d'un document

6. Les domaines d'usage d'un document

Selon Richard E. Barry, les documents ne transitent pas seulement à travers des stades temporels (cycle de vie et transition d'état), mais aussi à travers différents domaines d'usage.

(Pour Barry, il est important de comprendre les relations de ces domaines avec le cycle de vie du document et les différentes fonctionnalités qu'elles impliquent au niveau du système. Ces domaines peuvent être occupés dans des postes de classement selon des approches centralisées ou distribuées de la gestion ).

Le domaine personnel

• Domaine dans lequel un individu travaille sur un nouveau document, qui peut intégrer des éléments provenant d'une autre source, i.e. le Web ou des environnements de travail informatisés.

Le domaine du groupe de travail (Workgroup)

• Les documents (incluant des anciens documents de domaine personnel) peuvent être travaillés en groupe. De tels groupes ont tendance à fonctionner par tâche et avoir une durée de vie réduite. Les documents de ce domaine sont généralement conservés dans l'environnement de travail personnel du leader ou du principal auteur du groupe de travail.

Le domaine de l'unité de travail

• Ce domaine identifie les documents conservés et utilisés principalement par les unités organisationnelles représentant les différents niveaux (départements, divisions) dans des environnements de travail informatisés communs.

Le domaine institutionnel

• C'est le domaine où sont conservés les divers rapports et autres information stratégiques que l'on considèrent nécessiter au moins une conservation temporaire. Les documents de ce domaine peuvent être classés selon leur secteur d'activité et leur provenance. D'autres documents peuvent être aussi conservés au niveau corporatif, comme les discours informels (informal monologues)

Le domaine externe

• Le domaine externe est formé de documents qui sont créés à l'extérieur et ceux qui sont créés pour les besoins de l'extérieur (réponses aux demandes d'information, communiqués de presse, etc.)

II - ETAPES DE CONCEPTION D'UN SYSTÈME DE GESTION DOCUMENTAIRE TYPIQUE

[La Ferrière, Suzanne. (1989) Session de formation en gestion de documents administratifs, Centre populaire de documentation]

1. Analyse des besoins

Un système de gestion documentaire doit être le reflet des activités de l'organisme. Avant de le concevoir, il faut identifier les tâches qui s'y accomplissent quotidiennement. Pour ce faire, il faut d'abord bien comprendre les objectifs de l'organisme et son mode de fonctionnement. On doit également connaître les documents que l'organisme reçoit et produit dans l'exercice de ses fonctions ainsi que les fins pour lesquelles ces documents seront utilisés.

Voici les différentes phases que doit comporter une analyse des besoins :

1.1. Informations essentielles

Identifier les informations susceptibles de renseigner sur l'organisme (organigramme, histoire de l'organisme, plan d'action, plan des effectifs, documents d'orientation, descriptions de tâches, etc.)

1.2. Inventaire

Opération par laquelle on identifie les dossiers qui se trouvent dans l'organisme, leur âge (date de création), les supports utilisés, l'état de conservation, la localisation des documents, etc.

L'inventaire sert à identifier les besoins et à concevoir les outils documentaires appropriés. Plus la taille de l'organisme et la masse de sa documentation seront importantes, plus l'inventaire sera détaillé :

• Inventaire des unités administrative
• Inventaire des fonctions
• Inventaires des documents
• Inventaire des postes de classement

1.3. Programme

Analyser le portrait de la situation fourni par l'inventaire, en vue de l'implantation d'un programme de gestion des documents administratifs. Ce programme peut prendre la forme d'un rapport comprenant les items suivants :

• les faits (compte-rendu de la situation)
• les problèmes
• les solutions
• les recommandations
• l'échéancier des travaux
• une évaluation des coûts

2. Les postes de classement

Un poste de classement est un ou plusieurs endroits, réels ou virtuels, où sont centralisés des dossiers. Souvent un poste de classement est sous la responsabilité d'une personne qui met en application les procédures de gestion des documents.

Un poste de classement peut être plus ou moins centralisé. Certains critères aident à décider du degré de centralisation nécessaire :

• l'intérêt commun pour les mêmes dossiers
• le désir de la direction de disposer en tout temps de dossiers complets
• la fréquence des références (les dossiers qui sont consultés souvent doivent demeurer près de l'usager)
• les ressources humaines disponibles pour s'occuper de la gestion des documents

Note : Pour ce qui est des documents électroniques, la question de la centralisation est remplacée par une problématique des privilèges d'accès.

3. Responsabilité des usagers

Les documents administratifs qui sont centralisés sont la propriété de l'organisme et non des individus. Les documents que l'on retrouve dans les postes de classement sont les "documents officiels". Par contre, les employés peuvent se faire des copies, qui deviendront "documents de travail".

L'implantation d'un système de gestion documentaire dépend de la collaboration de tous et de toutes.

Responsabilités des usagers :

• Acheminer toutes les pièces préparées, reçues ou accumulées au cours des transactions officielles de l'organisme à son poste de classement
• Ne retirer aucun document d'un dossier et ne pas modifier l'ordre de classement interne
• Signaler toute transmission d'un dossier à une tierce personne
• Eviter les annotations manuscrites sur les originaux
• Signaler toute erreur de classification à la personne responsable du poste de classement
• Collaborer à l'identification du sujet lors de l'ouverture d'un nouveau dossier

4. Plan de classification

Selon un document des Archives nationales du Canada, un tel plan indique :

• la période pendant laquelle il faut conserver chaque dossier en fonction de sa valeur pour l'organisation ;
• la durée, selon la période de conservation, pendant laquelle il faut entreposer chaque dossier comme document actif ou semi-actif, dans les dossiers des différentes unités, ou comme document inactif, dans les archives ;
• la façon de disposer de chaque dossier, à l'expiration de la période de conservation, soit par destruction, soit par transfert aux archives.

Un dossier, portant sur un sujet précis, est constitué de plusieurs documents. Ces documents peuvent être conservés sur différents supports : papier, disquette, cédérom, disque sur, etc.

La plan de classification permet le regroupement physique et/ou intellectuel des documents appartenant au même dossier.

Un plan de classification doit avoir une structure hiérarchique et logique et correspondre aux grandes fonctions de l'organisme :

• Administration générale
• Gestion des ressources humaines
• Gestion des ressources financières
• Gestion des ressources matérielles
• Gestion des biens mobiliers
• Exploitation (activités spécifiques)

La classification se fait sur plusieurs niveaux :

La série

Identifie les grandes fonctions de l'organisme telles que décrites plus haut. La série est codifiée selon une numérotation prédéterminée.

exemple :

100 à 199 Administration générale

200 à 299 Gestion des ressources humaines

300 à 399 Gestion des ressources financières

Le sujet primaire

Chaque série est subdivisée en sujets primaires. Ces sujets sont aussi codifiés selon une numérotation significative. Les sujets primaires finissent toujours par 0.

exemple :

200 Embauche

210 Dossiers des employés

220 Horaires de travail

230 Avantages sociaux

Le sujet secondaire

Chaque sujet primaire est à nouveau subdivisé. Les sujets secondaires finissent toujours par une unité.

exemple :

230 Avantages sociaux (sujet primaire)

231 Congés (sujet secondaire)

Le sujet tertiaire

Encore une fois, le sujet secondaire peut être subdivisé. Il est codifié ainsi : tiret (-) suivi d'un numéro séquentiel.

exemple :

231-01 Congés de maladie

231-02 Congés sans solde

231-03 Vacances

5. Le calendrier de conservation et d'élimination

Le calendrier de conservation et d'élimination détermine pendant combien de temps les dossiers seront conservés en phase active, semi-active et inactive. Le calendrier indique également si le dossier sera détruit complètement, partiellement au stade d'inactivité, ou s'il sera conservé en archives.

5.1. Délais ouverts ou fermés

1. En phase active, les délais peuvent être ouverts ou fermés.

Fermés : sont indiqués par un chiffre correspondant au nombre d'années pendant lesquelles les documents seront conservés dans les espaces de travail.

Ouverts : sont attribués lorsqu'on n'est pas en mesure de connaître pendant combien de temps on devra conserver les dossiers en phase active. Exemple : un contrat. Un contrat est généralement conservé actif tant qu'il est en vigueur. Ses délais de conservation seront alors ouverts.

exemple :

D: Durée d'utilisation ou 666: Durée d'utilisation

M: Jusqu'à modification ou 777: Jusqu'à vérification

R: Jusqu'à règlement ou 888: Jusqu'à dénouement

P: En permanence ou 999: Jusqu'à nouvelle version

2. En phase semi-active, les délais de conservation sont toujours indiqués par un chiffre correspondant au nombre d'années pendant lesquelles les documents seront pré-archivés. Les documents qui sont identifiés comme ayant une valeur de conservation permanente en phase inactive et les documents qui sont détruits dès que le délai en actif est échu ne passent pas par la phase semi-active. Le délai en semi-actif sera donc "0".

3. En phase inactive, ce ne sont pas les délais de conservation qui sont indiqués mais le mode de disposition finale des documents. Ces modes de disposition sont indiqués par un code.

exemple :

DE: destruction

CO: conservation permanente

TR: tri

DI: numérisation

5.2. Trois modèles

Le calendrier des délais de conservation peut être conçu selon trois modèles :

A. Le calendrier correspond au plan de classification;

exemple : à chaque code de classification correspond un délai de conservation.

111 Réunion générale

AC 02 (actif)

SE 00 (semi-actif)

IN CO (inactif)

B. Le calendrier est élaboré par catégorie de document sans référence au plan de classification;

exemple : le calendrier énumère tous les types de documents qu'on peut retrouver dans l'organisme, qui sont regroupés sous des règles numérotées.

Règle no. 01: Procès-verbaux de la réunion générale des employés, des réunions de production et du conseil d'administration

AC: 2 SE: 0 IN: CO

C. Le calendrier correspond partiellement au plan de classification

exemple : Le calendrier a la structure du plan de classification, mais en détaillant pour chaque série les dispositions particulières pour chaque catégorie de document.

100 à 199 Organisation générale

Procès-verbaux et comptes-rendus de réunion

AC: 2 SE: 0 IN: CO

Contrats

AC: D* SE: 0 IN: DE

*D= durée de l'utilisation

III - LES SYSTÈMES DE GESTION DE DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES (EDMS) : AU-DELÀ DE L'ARCHIVAGE

1. Problématique

Un système de gestion des documents électroniques (electronic document management systems, EDMS) peut prendre trois formes :

• L'achat ou le développement d'un ensemble d'outils de gestion documentaire ;
• L'acquisition d'une plate-forme logicielle qui serve à la fois l'usage bureautique des document et les fonctions de gestion documentaire ;
• L'utilisation de caractéristiques des logiciels en place pour fournir les fonctions de gestion documentaire.

La gestion de documents électroniques dans l'entreprise pose plusieurs problèmes que les systèmes traditionnels basés sur les documents papiers ne peuvent pas nécessairement résoudre. Ces documents sont de natures diverses :

• Bases de données (relationnelle ou objets) - SGBD
• Systèmes à bases de connaissance - SBC
• Documents de diverses application
• Diverses plates-formes logicielles
• Divers auteurs/usagers d'un même document
• Etc.

Selon une étude du gouvernement australien, les problèmes générés peuvent être :

• La confusion entre différentes version d'un document (i.e. parce qu'il peut y avoir plusieurs copies, dont aucune n'est la version définitive et complète) ;
• La perte ou la destruction de documents qui devraient être conservés (i.e. parce qu'il n'y a pas de répertoire central analogue au répertoire de documents papiers, et que l'usager n'est pas au courant du besoin de conservation) ;
• L'authenticité peut être mise en question, vu les manipulations possibles du texte dans les documents électroniques ;
• La perte du contexte des documents (i.e. les documents apparentés ne sont pas reliés ou rassemblés) ;
• Les documents qui deviennent inaccessibles à cause du changement technologique (i.e. les changements logiciels - nouvelle version, nouveau type - rendent certains documents illisibles)

Ainsi, les domaines d'usage d'un document électronique, vu sa nature dynamique et évolutive, peuvent se retrouver dans plus d'un cycle de vie à la fois (création, révision, assemblage, distribution). Ils peuvent très bien ne pas suivre un cheminement sériel de la création à l'utilisation, mais être réévalués au moment de la mise en usage et réapparaître à un stade antérieur du cycle de vie.

De même, les documents peuvent faire des allers retours d'un domaine d'usage à un autre. Le fait que les mêmes exigences fonctionnelles soient requises dans plus d'un stade ou d'un domaine d'usage limite aussi leur utilisation (l'utilisation en tant qu'ensemble déterminé d'usages).

Il ne s'agit plus d'instaurer de simples fonctions d'archivages, mais de gérer les documents en harmonie aussi efficacement que toutes les autres richesses et ressources de l'entreprise.

2. La définition des exigences fonctionnelles : quelques modèles

2.1 - Modèles des archives nationales du Canada

[Le Projet IMOSA : Avancement de la gestion de l'information et des systèmes de bureautique, Rapport de la phase I. Ministère des Communication (Centre canadien de recherche sur l'informatisation du travail) et Archives nationales du Canada (Direction des services gouvernementaux), Hull, 1991]

Selon un rapport conjoint du Ministère des Communications et des Archives nationales du Canada, " la gestion efficace et efficiente de l'information doit s'appuyer sur une infrastructure de politiques, de procédures, d'outils, d'attributions, de formation et de ressources ".

Ces termes sont ainsi définis :

• Les politiques, qui comprennent les directives et les lignes directrices, décrivent " la nature " de la gestion de l'information;
• Les procédures établissent le " mode d'exécution " de la gestion de l'information, sans préciser les moyens d'y parvenir;
• Les outils fournissent les moyens. Ils comprennent, bien intégrés d'après leur construction, les techniques, les technologies et les méthodes. L'infrastructure dépourvue d'outils peut faire en sorte que les bonnes activités seront exécutées par les bonnes personnes, mais elle ne saurait favoriser ou soutenir l'efficience ou l'efficacité dans l'exécution de ces tâches;
• Des attributions, des rôles bien définis et la responsabilité qui les accompagne sont nécessaires pour vérifier que les activités à accomplir, qui découlent des politiques, sont effectuées conformément aux procédures et aux normes écrites;
• La formation permet de s'assurer que les employés de l'organisme possèdent les connaissances et compétences nécessaires pour utiliser au mieux le soutien fourni par l'infrastructure;
• Enfin, rien ne se produit sans les ressources pour mener à bien les activités. Les ressources en capital sont importantes, certes, mais moins que les ressources humaines. Ces dernières représentent habituellement la partie la plus importante de la base des connaissances et de la mémoire institutionnelle d'un organisme.

Les modèles suivant s'attardent principalement au côté " procédures " des systèmes.

2.2 - Lignes directrices pour les agences du gouvernement australien

[Principles and Strategies - Improving Electronic Document Management

http://www.adfa.oz.au/DOD/imsc/edmsc/iedmpt1.htm]

2.2.1 Types de document

Selon leur importance et leur valeur relative au sein d'une organisation, les documents électroniques peuvent entrer dans trois catégories :

• Les documents corporatifs constituent tous les documents qui sont utilisés par l'organisation dans ses activités et que l'on juge avoir une valeur continue. Ceci inclut tous les documents qui sont conservés pour des besoins légaux et de contrôle, ainsi que ceux qui proviennent de l'extérieur de l'organisation, quand ils ont atteint un niveau de développement et de qualité qui leur garantit une place dans les enregistrements corporatifs. Selon les mesures de sécurité, ces documents devraient être accessibles facilement à ceux qui en ont besoin.
• Le documents de travail sont soit des copies de documents corporatifs existants qui attendent un développement additionnel, ou des documents qui relèvent de questions politiques, programmatiques ou de gestion qui, lorsqu'ils atteignent un niveau adéquat de développement et de qualité, seront enregistrés comme documents corporatifs.
• Les documents personnels sont des documents qui concernent exclusivement l'individu. Ils incluent les documents comme des notes personnelles, qui peuvent être utilisées dans le développement de documents de travail mais qui ne sont pas eux-mêmes conçus comme documents corporatifs.

2.2.2 Processus impliquant les documents

Dans une organisation, les documents peuvent être impliqués dans deux types de processus :

• L'usage d'affaires, qui inclut la création, l'amendement et la révision des documents, et leur usage au sein des processus d'affaires de l'organisation ;
• La gestion documentaire, qui est la gestion de ces documents en tant que ressource organisationnelle.

Le guide du gouvernement australien suit les principes de la gestion de l'information de Parer et Parrott (1994) :

1. Gérez l'ensemble du cycle de vie du document
2. Identifiez vos documents de valeur
3. Assurez la qualité de l'information sur vos documents
4. Sécurisez vos documents de valeur
5. Procurez un accès approprié à vos documents
6. Conservez vos documents de valeur

Voici une description de ces principes :

a) Gérez l'ensemble du cycle de vie du document

Les systèmes de gestion de documents électroniques ne servent pas seulement à repérer les documents. De tels systèmes devraient gérer les documents tout au long de leur cycle de vie en se basant sur la valeur du document dans l'activité de l'organisme. Tout comme il existe des systèmes et des procédures courantes réglant l'enregistrement de documents papier, des procédures adéquates devraient être implantées pour gérer chaque document tout au long de son existence de la création à son élimination.

Un processus d'enregistrement efficace et une information adéquate sont essentiels à la gestion de tout document, papier ou électronique. Toute information pertinente à l'enregistrement, ainsi que les liens entre les documents doivent être entretenus et gérés sur une base régulière. Un document composite (i.e. qui est fait de texte avec des liens vers d'autres documents, images, graphiques, sons, etc.) devrait être manipulable en tant qu'entité logique aujourd'hui comme demain, même après la désuétude de la technologie qui a servi à sa création. Une bonne procédure d'enregistrement devrait se composer des actions suivantes :

• identifier le créateur du document ;
• identifier le propriétaire ou gestionnaire du document ;
• garder un registre de la création et de la dernière mise à jour, pour chaque version d'un document ;
• déterminer l'état d'un document : esquisse/brouillon, version finale, etc. pour chaque version d'un document ;
• garder un registre de toute en-tête ou gabarit associé avec un document ;
• identifier les composantes d'un document qui sont enregistrées et gérées comme des documents à part, et les relations entre ces documents ;
• s'assurer que le contexte du document (i.e. l'identification de l'organisme ou du groupe créateur) et sa relation avec d'autres documents semblables est conservé ;
• s'assurer qu'un document a un titre significatif, qu'il est décrit et contextualisé, et qu'il est classifié ;
• gérer la sécurité des documents en regard de la politique organisationnelle et des critères d'accès pour les divers types de documents - personnel, corporatif, public et d'archives et
• s'assurer que le document est emmagasiné et qu'il est prêt à être échangé en utilisant des standards reconnus et des formats appropriés au document.

Avec les documents papier, certaines informations contextuelles sont évidentes (i.e. une en-tête, une page couverture, ou l'ordre même des documents dans un classeur), qui n'existent pas nécessairement sous forme électronique. La possibilité d'établir le contexte original de travail d'un document électronique est aussi importante pour les besoins de repérage que d'usage futur.

Le rapport Management of electronic documents in the Australian Public Service recommande l'utilisation de certains attributs, informations contextuelles nécessaires à l'enregistrement d'un document. Certains de ces attributs peuvent être assignés automatiquement par un logiciel de gestion documentaire. Pour les autres, le système peut suggérer des valeurs par défaut, mais celles-ci doivent être vérifiées et confirmées ou changées par la personne effectuant l'enregistrement.

ITEM	Commentaire	Informatisable	Obligatoire
Identification
Identifieur (alphanumérique)	Doit être unique dans le système et bon pour la durée de vie du document	oui
Description
Auteur ou initiateur	Doit être le nom d'une personne, pas un code	oui	oui
Titre	Doit être intelligible		oui
Version
Date et heure de création		oui	oui
Propriétaire ou responsable	Personne en charge de son enregistrement	oui	oui
Organisation émettrice			oui
Date et heure de réception		oui	oui
Responsabilité	Unité organisationnelle chargée par le gestionnaire	oui	oui
Date et heure d'enregistrement		oui	oui
Gabarit (template)		oui	oui
Liens de document composite	Un document composite (compound document) est un ensemble de documents de différents formats ou médias liés ensembles pour former un seul document virtuel dynamique : par exemple un document Word comprenant des images et des tableaux Excel, ou encore une page Web composée de plusieurs fenêtres HTML. Indiquer les documents liés qui forment le document composite.
Langue			oui
Format, média, standard utilisé			oui
Numéro de l'enregistrement	Lié à un fichier logique* électronique ou à un fichier papier		oui
Mots clés	Préférablement à partir d'un thesaurus
Etat
Esquisse/final ?			oui
Classement de sécurité			oui
Information pour la disposition aux archives
Période de conservation		Période jusqu'à la révision ou la disposition
Numéro du mandat de disposition	(disposal authority number)
État de la disposition	Temporaire ou permanente ?
Date de disposition		oui	oui

Illustration 2 - Système d'enregistrement des documents

Cette liste offre un cadre général pour l'évaluation d'un système de gestion documentaire. L'information requise varie d'un document à l'autre, en fonction de la durée de rétention du document et l'ampleur de son utilisation par les différentes personnes et les différentes divisions d'un organisme.

Les informations émises lors de l'enregistrement d'un document dans un système de gestion doivent servir trois objectifs :

• que les documents soient gérés efficacement à long terme;
• que les documents puissent être récupérés rapidement et avec précision; et
• que le contexte de création et d'utilisation des documents soit bien compris.

* Fournir un contexte : le fichier logique

Dans un environnement de travail, les documents sont rarement des entités distinctes, sans lien avec les autres. Un document fait souvent référence à un ou plusieurs autres. Ces relations font partie du contexte d'un document. Le contexte permet de localiser et de récupérer un document ou une série de documents.

Le processus d'enregistrement décrit plus haut est un bon point de départ, mais il demande aussi beaucoup de temps à accomplir pour un seul document individuel.

Il y a moyen de regrouper un ensemble de document en produisant un fichier logique (logical file), du même genre qu'un fichier papier, qui regroupe les documents par matière. Côté usager, la création de fichiers logiques peut être conduite d'une manière semblable aux fichiers papier, c'est-à-dire que l'usager demande à l'outil de gestion des enregistrements d'ouvrir un nouveau fichier, en lui fournissant l'information de base comme le titre, le sujet. L'outil de gestion peut procurer des catégories, des mots clés, des références à d'autres fichiers et d'autres données pour la conservation. L'usager ajoute des documents au fichier par le processus d'enregistrement ainsi simplifié.

L'implantation de fichiers logiques peut se faire de plusieurs façons. Certains logiciels d'usage courant représentent les fichiers logiques par des répertoires. Des implantations plus sophistiquées vont utiliser un fichier index qui pointe vers les documents individuels.

L'avantage d'une telle approche est que la gestion de fichiers est une fonction différente de la création de document, ce qui permet aux outils de gestion des enregistrements d'intervenir au besoin, et aux usagers de réaliser leurs tâches sans la responsabilité additionnelle de gérer les enregistrements.

b) Identifiez vos documents de valeur

Les documents ont de la valeur en regard de l'information qu'ils contiennent et/ou parce qu'ils sont des enregistrements desquels répond la compagnie. L'information contenue dans les documents est un actif corporatif qui doit être géré comme tous les autres biens, grâce à des procédures de gestion appropriées. Une organisation doit avoir une connaissance suffisante des documents et enregistrements qu'elle possède pour répondre aux principaux critères de responsabilité et de légalité, et de sa base informationnelle corporative pour subvenir à ses opérations d'affaires. L'importance stratégique des avoirs d'une organisation devrait être identifiée et liée à son plan d'affaires, en rapport avec les facteurs majeurs de succès et les objectifs d'affaires.

L'établissement de la valeur des documents est une étape importante dans le design ou le choix d'un système de gestion des documents électroniques. Les critères de sélection du système vont varier en fonction de la valeur des documents à gérer.

c) Assurez la qualité de l'information sur vos documents

La précision peut être aussi simple que de savoir que vous avez identifié la version officielle (authoritative) d'un document. Il est donc très important d'être en mesure d'identifier la version officielle d'un document, surtout s'il vient de passer à travers un processus de révision ou qu'il a été distribué à travers l'organisation pour commentaires avant de devenir l'enregistrement officiel d'une activité. Des procédures de gestion et procédures du système devraient donc être en place pour identifier la version officielle. La version et le statut devrait être inclus lorsqu'on enregistre un document.

Tout comme l'établissement de la valeur des documents, les relations entre divers environnement de gestion documentaire doivent être identifiées. Des procédures doivent être développées qui assurent la migration des documents d'un environnement à l'autre et qui puissent reconnaître les enregistrements lorsqu'ils sont créés ou récupérés. Les responsabilités pour la récupération et la conservation des enregistrements dans les environnement qui utilisent le courrier électronique, et les lieux qui fonctionnent avec plusieurs couches de serveurs devraient être clairement identifiées. Les relations avec les systèmes traditionnels de gestion des enregistrements devraient être clairement comprises.

d) Sécurisez vos documents de valeur

La sécurité des documents électroniques signifie qu'il faille maintenir leur disponibilité, leur intégrité et leur confidentialité en minimisant les risques de perte, de corruption et d'accès non autorisé. La sécurité des documents électroniques est autant un problème de gestion qu'un problème technique.

Disponibilité

Les documents peuvent être perdus à cause de défaillances du système ou de désastres naturels, d'erreurs ou de négligence humaines. Les documents peuvent aussi être perdus parce qu'ils sont impossibles à trouver. Les procédures d'enregistrement standard sont plus faciles à implanter pour des documents électroniques.

Intégrité

La corruption d'information peut être intentionnelle ou non. Ses effets peuvent être minimisés par de bonnes procédures de sauvegarde de sûreté, de remise en marche et de recouvrement. L'interférence délibérée peut être minimisée en restreignant l'accès aux individus démontrant un réel besoin.

Confidentialité

La confidentialité du contenu intellectuel des documents peut être compromise par des accès non autorisés. Des documents peuvent aussi être perdus à cause d'un accès non autorisé ou une interférence délibérée qui corrompt les documents. La plupart des infractions proviennent de l'intérieur d'une organisation. La plupart des systèmes de sécurité sont conçus pour combattre ces menaces, quelques-uns proposent plusieurs niveaux de sécurité. L'étendue des mesures à prendre dépend de la valeur stratégique de l'information.

e) Procurez un accès approprié à vos documents

L'accès aux documents pour des besoins à court et long terme est un problème fondamental ; il ne sert à rien de conserver des documents à moins de pouvoir y accéder rapidement et efficacement. Les documents devraient être disponibles à tout le personnel qui peut avoir besoin d'accéder à l'information qu'ils contiennent et qui sont en mesure d'obtenir le niveau d'autorisation nécessaire. L'information est un actif coûteux à produire et à gérer et c'est dans l'intérêt de l'organisation de recevoir le plus en retour de ses investissements dans l'information.

Ainsi :

• Le personnel doit pouvoir identifier quels documents sont disponibles
• Des standards doivent assurer que les documents sont accessibles par diverses plates-formes, et qu'ils sont accessibles au gré de l'évolution technologique

L'établissement d'une interface usager commune (common user interface) est une solution à envisager.

f) Conservez vos documents de valeur

Au gré des changements technologiques, le contenu des anciennes versions de documents doit demeurer accessible. L'utilisation de standards pour le stockage et la récupération de documents peut réduire la dépendance à un fabricant spécifique et réduire la fréquence des migrations à effectuer.

Un élément essentiel à la conservation des documents sur une longue période de temps est de fournir suffisamment d'information contextuelle pour permettre une récupération efficace et précise du document et comprendre le contexte de création du document.

2.3 - Méthodes de Barry & Associates

La publication Internet a la particularité de devoir gérer des documents très dynamiques, c'est-à-dire qui peuvent se situer simultanément à plusieurs étapes de leur cycle de vie, ou dans plus d'un domaine de tâche à la fois. Il est primordial de pouvoir contrôler ces entrecroisements pour limiter la confusion sur l'état du document.

2.3.1 L'Analyse de transition d'état

Richard E. Barry présente l'Analyse de transition d'état (State Transition Analysis of finite-state machines) comme étant un outil fiable. Il permet de suivre la transition d'état de mécanismes hypothétiques, comme les documents, en évaluant attentivement les événements qui peuvent se produire de manière asynchrone (n'importe quand) ou synchrone (à intervalle fixe) pour en modifier l'état. Non seulement cela facilite une meilleure compréhension des différents états à travers lesquels le document évolue, mais cela permet d'observer ce qui se produit quand le document est en phase de transition d'un état à l'autre.

Early Appraisal Model

Ce modèle assume que l'évaluation (appraisal) d'un document se fait au cas par cas, en général par l'auteur, au moment de la création.

Les documents sont séparés au départ en deux classes : enregistrements et non-enregistrements. Les enregistrements sont ensuite divisés en documents temporaires et documents permanents. Les actions de disposition sont faites en fonction du calendrier de conservation assigné.

Il se résume par la question : " Quel est ce document et quel est son calendrier de conservation ? "

Late Appraisal Model

Ce modèle veut que la disposition d'un document se fasse périodiquement, en premier par le système plutôt que par l'auteur, en appliquant une base de donnée de règles (Rules Data Base, RDB) à une base de données documentaire (Document Data Base, DDB)autonome (qui ne dépend d'aucune application).

Comme les composantes de la RDB peuvent changer avec le temps, les règles les plus récentes peuvent toujours être appliquées. Selon ce modèle, tous les documents, peu importe s'ils sont ou non des enregistrements, vont dans une DDB commune, où ils sont conservés jusqu'à ce qu'une règle ou le changement d'une règle les rende éligibles à la destruction. Cette approche considère l'évaluation comme un processus continu. Les documents qui ne rencontrent jamais aucune règle de destruction sont des enregistrements de valeur continue. Ceux qui le font sont soit des enregistrements temporaires ou ils sont des non enregistrés sujets à la détérioration.

Cette approche est considérée comme beaucoup plus simple.

Table des décisions relatives à la transition d'état

Barry a développé une table des décisions, à partir de laquelle il est possible de déterminer les programmes particuliers à chaque opération du système, mais qui sert aussi à souligner quelles interventions doivent être générées par l'ordinateur et lesquelles nécessitent l'intervention humaine. À ce sujet, il est intéressant de comparer cette table avec le tableau 1, Système d'enregistrement des documents.

Ancien état	Evénement	Action	Nouvel état	Données ajoutées/modifiées
Début	Démarrer l'éditeur électronique	Choisir le type de document	Profil de brouillon	Code de type de document
Profil de brouillon	Enregistrer la commande	Créer, éditer	Document brouillon	Profil complété lié au contenu
Document brouillon	Envoyer la commande	Autoriser	Document complété	Domaine, sécurité, liste de distribution
Document complété	Appliquer les règles	Sélectionner pour destruction	Eligible à la destruction	Rapport au gestionnaire à l'avance - règle et date
Eligible à la destruction	(Humain) approuve l'action	1) Détruire le non enregistrement		Profil , liens et contenu effacés
		2) Détruire le contenu de l'enregistrement seulement	Profil archivé	Contenu effacé, profil et liens sauvegardés
Profil archivé				Pas de récupération du contenu, aucun changement permis sauf le stockage.

Illustration 3 : Table des décisions relatives à la transition d'état

2.4 - La chaîne de l'information

Zona research propose le concept d'information chain ou chaîne de l'information pour expliquer les liens entre la création de l'information, sa livraison et sa consommation et comment ces relations ont un effet sur la clientèle.

Illusttration 4 : La chaîne de l'information

La technologie de création : Comprend les logiciels spécialisés, pour la mise en page, le traitement de texte et le design graphique. Certains de ces outils présentent des fonctionnalités de suites intégrées de productivité, comme par exemple Office 97. Comprend également les outils de développement d'application, comme les SDK (Software Development Kit), langages et librairies, etc. ;

Le contenu : Le contenu comprend toute information que les usagers peuvent vouloir obtenir. Cela inclut le contenu Web statique et actif, la vidéo, l'audio, les programmes et applications, la musique, etc. Essentiellement, le contenu est tout ce qui peut être numérisé et livré par le biais de l'infrastructure de l'Internet;

Le contenant/le stockage : Ce secteur incorpore les ressources matériel (hardware) et logicielles (software) nécessaire au stockage et à l'organisation du contenu. Ceci inclut la plate-forme logicielle, le logiciel-serveur Web et les systèmes de gestion de bases de données (SGBD);

La communication : La communication est le chaînon de la livraison dans la chaîne de l'information. Ce chaînon est divisé entre deux parties, medium et méthode. Le medium peut être en gros comparé aux fournisseurs de services, alors que la méthode correspond aux composantes et services technologiques. Les pricipaux produits et technologies de ce secteur comprennent les fournisseurs, la bande passante et les protocoles comme RTP et TCP/IP;

La consommation : Comprend les technologies de consommation de contenu (fureteurs, suites de productivité et technologie de visualisation) ainsi que les ordinateurs réseau;

Le contrôle : Composante du marché qui inclut les technologies de gestion et de sécurité;

Le commerce : Utilisation de l'infrastructure Internet pour les relations d'affaires, qui demande la contribution de chaque segment de la chaîne de l'information. En général, ce sera du domaine de l'échange de données électroniques et l'enregistrement et la gestion de transactions.

2.5 - Utilisation des méta-données dans les documents HTML

Dans le cadre du cours Stratégie de développement de sites Web, Joëlle Stemp a développé une table d'enregistrement d'un document qui pourrait servir à la gestion d'un site Web. Il s'agit d'un enregistrement de format HTML qui utilise les méta-données (META tags) pour la définition d'un document.

TYPE	PARTICULARITÉS	SPÉC.
Unité Projet-site	RISQ - Formation Camp de vacances
Document Titre	jstemp/doc/veille/rc002 Hébergement individuel ou en groupes
Type de sécurité	Personnel - groupe - institutionnel - externe
État actuel du document	Actif, semi-actif, inactif
Fréquence mise à jour	hebdomadaire
Valeur du document	$
Auteur Propriétaire	Joëlle Stemp CRIM
Contenu	Description des différentes formes d'hébergement
Langue	Français
Format natif Format de conversion Gabarit	Macintosh - Word 6.0 HTML 4.0 - automatique Feuilles de style no. 245
Nature	Statique, dynamique, BD
Version	1
Logiciel HTML	GoLive 2.0 - Hot Metal Pro
Méta-données	Mots-clés, description, PICS
Développement associé	- Formulaire, réponse à : - BD à créer...	- scripts cgi - ....
Composition du document	Images. tableaux, texte, son, vidéo Nombre de fenêtre	- 2 boutons cliquables - 1 logo (taille...)
Correction	1ère lecture : Chantal Limousin
Approbation	YLB
Date et heure de création	20.08.97 16.00
Date et heure de la distribution	01.09.97 10.35
Date et heure de modification	22.08.97 17.16
Date d'archivage	01.10.98 00.00

Illustration 5 : L'utilisation des méta-données pour gérer des documents Web

[Anaxagoras : http://www.anaxagoras.com/tutorial.htm]

Pour gérer le cycle de vie des documents à l'intérieur d'un processus d'affaires (business process), les systèmes d'ordonnancement des flux de travaux (workflow management) sont appropriés.

De tels systèmes sont conçus pour mettre l'infrastructure de communication des données au profit de la gestion de projet, de la coordination du travail des individus. A la base du workflow, il y a une modélisation des fonctions et de l'entreprise, qui permet de régler les flux de travaux en prenant en compte des notions de synchronisation, de temps d'exécution et des alertes.

L'ordonnance des flux de travaux est la coordination automatique et le contrôle des processus de travail, autant des individus que des ordinateurs. Un processus d'affaires automatisé est appelé un processus de workflow. Les activités d'un workflow sont démarrées par le biais de messages électroniques appelés articles de travail (work items), qui sont organisés en listes de travail (work list), des articles de travail prêts à être exécutés. La liste est propriété d'un individu, d'une station ou d'un groupe qui participe à un flux de travail.

Un système d'ordonnancement des flux de travaux ne gère pas le contenu. C'est avant tout un système qui sert à définir, exécuter, gérer et contrôler les flux de travail. Le système exécute des logiciels (ou des scripts) dont l'ordre d'exécution est déterminé par une représentation informatisée des flux de travail. Le système envoie des articles de travail à travers le réseaux d'entreprise dans les listes de travail.

Certaines personnes peuvent aussi définir du travail pour les autres. Des articles de travail sont alors envoyés aux autres. Ainsi se crée une chaîne d'activités. Chaque article doit comprendre l'emplacement, le moyen d'accès et le type des objets d'information nécessaires au travail représenté, afin que le programme puisse assurer la disponibilité de cette information.

Contrôler le traitement des flux de travaux permet aux gestionnaires de projets d'analyser et d'améliorer un processus d'affaires sur la base de données quantitatives. Il permet non seulement d'informer les clients sur l'évolution d'un projet, mais aussi de justifier les investissements et autres décisions stratégiques.

Un système d'ordonnancement des flux de travaux intègre chaque activité dans un flux de travail, en transférant les résultats d'une activité à ses successeurs, en suivant une représentation (un modèle) de la logique du traitement du flux de travail. Pour ce faire, un tel système doit intégrer des technologies de conversion (d'un type de document à un autre, d'un état à un autre).

Les bénéfices à escompter de l'implantation d'un tel système seraient entre autres :

• des cycles réduits - en minimisant le nombre de fois que le travail est en attente ;
• la compréhension du processus de travail - en utilisant le modèle du processus d'ordonnance du flux de travail comme document de l'organisation administrative ;
• des procédures flexibles - par le contrôle et la modification de la structure ou des paramètres des procédures de travail sur-le-champ
• des procédures plus simples - par l'élimination inutile de conversions de documents, de contrôles et par l'automatisation des activités.

L'analyse préliminaire à la conception du système commence par l'évaluation de l'envergure du traitement du flux de travail : les attentes de chacun sont enregistrées et les objectifs du projet sont rationalisés.

Un traitement d'une demande d'hébergement de site Web fait de chaque demande un cas. Un cas est démarré par chaque demande enregistrée, et il ne prend fin qu'au moment où il est complètement résolu, lorsqu'il ne reste plus aucune tâche à remplir par aucune des parties impliquée dans le processus. Une organisation est un ensemble de processus d'affaires.

Le modèle des déclencheurs

Après avoir identifié un traitement, il faut connaître tous ses éléments ou composantes. Ils doivent être connus autant par l'analyste du système que par ses usagers. Pour permettre ce partage de connaissances, l'analyste doit concevoir un graphe du processus d'affaires que nous appellerons le modèle par déclencheurs (trigger model).

Le modèle illustre comment les activités sont déclenchées et qui est responsable pour chaque activité. Le modèle par déclencheurs est construit avant tout pour la communication avec les dépositaires et l'apprentissage partagé. Les questions à poser pour l'analyse sont les suivantes :

1. Qui est impliqué  (humain ou machine) dans le flux de travail ?
2. Quelles activités sont impliquées ?
3. Quels événements déclenchent quelles activités ?
4. Pourquoi tel individu fait telle activité  ?
5. Qui est responsable pour quelle activité ?
6. Pourquoi telle activité est-elle nécessaire ?

Les trois concepts principaux de l'analyse sont :

Activité

Quantité de travail dans un seul cas qui puisse être exécutée sans interruption ;

Acteur

Personne, machine ou groupe d'acteurs, capable d'accomplir un travail et d'en être responsable ;

Déclencheur

Flèche tirée d'une activité à une autre, qui signifie que la seconde peut être exécutée suite au résultat d'un événement survenu dans la première.

Illustration 6 - Exemple de modèle par déclencheurs

Dans cet exemple qui illustre le traitement d'une plainte, à chaque colonne correspond un acteur (client, gestionnaire, représentant, etc.). Chacune de ces colonnes contient les activités desquelles l'acteur est responsable, ce qui veut dire que cet acteur sera interpellé si une activité n'est pas complétée dans les temps ou si les résultats ne sont pas satisfaisants. Initialement, l'intérêt est porté sur les acteurs qui sont responsables d'une activité, et non sur ceux qui l'accomplissent. Les flèches sont tracées entre deux activités qui sont dans une relation de déclenchement.

Typiquement, la grille de conception d'un modèle par déclencheurs est la suivante :

1. Acteurs : déterminer qui est responsable ;
2. Activités : Trouver quelle activité est accomplie sous la responsabilité de quel rôle ;
3. Déclencheurs : Trouver toutes les activités qui sont déclenchées ;
4. Réponses : Trouver les réponses aux questions qui surgissent dans le modèle.

C'est en discutant avec les personnes impliquées dans un processus d'affaires que l'analyste relève les activités des personnes. L'analyste doit ensuite déterminer lesquelles de ces activités appartiennent au traitement. Pour chaque activité, il se demande par quels événements elle est déclenchée, par qui et où. Ceci procure des indices pour d'autres activités, qui demeureraient ignorées autrement.

Lors de l'élaboration d'un modèle par déclencheurs, les analystes posent des questions de plusieurs types : descriptives (plus de détails sur le processus), critiques (doutant de la pertinence de qqch.), suggestives (testant la faisabilité d'une idée), hypothétiques (validant une hypothèse inhérente au modèle) et réflexive (question à un niveau supérieur d'analyse).

Un modèle plus complet illustre toutes les séquences d'événements possibles dans un traitement. On l'appelle modèle par déclencheurs dynamique. Les points de départ et de fin y sont représentés par des triangles, les activités principales par des rectangles et les décisions par des cercles. Les flèches représentent les déclencheurs.

Illustration 7 - Exemple de modèle par déclencheurs dynamique

Mais ce modèle n'illustre encore seulement qu'un traitement, un processus. Une plainte génère parfois plus qu'un processus. Il est possible de lier plusieurs processus. Pour ce faire, une activité secondaire peut être insérée entre deux activités Dans la prochaine illustration, des triangles sont collés sur deux activités. Ceux-ci sont déclencheurs d'activités. L'activité analyse est subordonnée à une nouvelle activité aide. En insérant un triangle, il est signifié que tout article de travail peut être généré ou reçu par ce triangle, seulement après que l'activité analyse débute et avant qu'elle ne se termine.

Illustration 8 - Exemple de modèle par déclencheurs dynamique impliquant plusieurs processus

Le développement d'un modèle par déclencheurs peut certainement être bénéfique à la gestion de projet, en particulier à la définition de tâches et à la gestion de vie des documents.

Pour plus de détails, voir le site http://www.anaxagoras.com/tutorial.htm .

V - LES SYSTÈMES COMMERCIALISÉS

Les concepteurs et promoteurs de systèmes de gestion des documents électroniques comme des systèmes d'ordonnance des flux de travaux sont dans une course effrénée en ce moment. La tendance va vers l'intégration des deux familles de systèmes dans des solutions GroupWare ou Intranet. Le développement des bases de données objet est aussi un domaine très actif.

Certains standards commencent à être proposés :

• Le Open Document Management API (ODMA) permet à tout programme d'un ordinateur frontal (front-end application) d'interagir de manière transparente avec un serveur de gestion documentaire. Ce système est focalisé au niveau client. Ce standard est en vigueur depuis 2 ans et il est adopté par Documentum, PC Docs, Microsoft Office '97 et Lotus WordPro.
• La Document Management Alliance (DMA) promet l'intégration des systèmes peut importe le fabricant, permettant ainsi à des partenaires d'affaires ayant des systèmes hétérogènes la capacité de travail ensemble. Ce système est focalisé au niveau serveur et semble plus prometteur que le précédent.

L'établissement d'un standard officiel aiderait beaucoup à consolider le marché et à le rendre attrayant pour les entreprises. Certaines sociétés ont jusqu'à 7 systèmes de gestion documentaire. Le standard DMA, le plus prometteur, permettrait leur intégration de manière transparente.

Certains produits sont déjà sur le marché, certains se présentant comme des solutions Intranet, d'autres simplement comme des outils de Groupware  :

• RiteSite par Documentum ;
  • http://www.documentum.com/rightsite.htm
• DOCS Enterprise Suite de PC Docs, qui inclut DOCS Open et DOCS Imaging, pour le traitement et la gestion d'images et DOCS Routing, pour l'aiguillage collaboratif ;
  • http://www.pcdocs.com/
• Ensemble de FileNet, système fonctionnant par messagerie électronique conçu pour Microsoft Exchange et Novell GroupWise - plutôt pour le workflow ;
  • http://www.filenet.com/ensemble/
• voir aussi leurs autres produits :
  • http://www.filenet.com/products/
• Collaboration Suite par Wang.

  http://www.wang.com/lifecycle/lifecycle_main_f.htm

Certains de ces systèmes permettent à la fois la gestion documentaire et du cycle de vie, la publication Internet, la sécurisation des document, le travail collaboratif et l'intégration de multiples bases documentaires, bases de données objets plutôt que relationnelles, la plupart du temps.

La firme Infotivity compare plusieurs systèmes : http://www.infotivity.com/sbsedms.htm

Voir aussi :

• IBM - Lotus Notes et Domino : http://www3.lotus.com/home.nsf
• Novell - Groupwise : http://www.novell.com/groupwise/
• et IntranetWare : http://www.novell.com/intranetware/
• O2 Technology (Base de données objet) : http://www.o2tech.fr/

VI - RÉFÉRENCES ET COMPLÉMENTS D'INFORMATION

Pour la gestion des documents électronique :

HOME PAGE AND INDEX TO THE RECORDS & INFORMATION MANAGEMENT INDUSTRY ON-LINE SERVICE

http://britac3.britac.ac.uk/rms/index.html
(Répertoire)

Méthodes et études de cas du gouvernement canadien (Archives nationales)

http://www.archives.ca/www/francais/gdg/commande.html

The computer information center - CompInfo). UK

http://www.compinfo.co.uk/wnit/9703dcmn.htm

Bibliography on Electronic Records (bibliographies annotées)

http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/bibtc.html

The Declassification Communit}'s Information Resource

http://www.va.gwu.edu/dprc/declass_process.html

Donne une interprétation du cycle de vie

http://britac3.britac.ac.uk/rms/barry1.html

Autre interprétation du cycle de vie (très intéressante) 

http://www.zonaresearch.com/free/here/397/mar97hr.htm

Analyse plutôt axée vers les gestionnaires

http://www.ileaf.com/docman.html

Traitements & analyses des documents électroniques

http://fiat.gslis.utexas.edu/~scisco/inel.html

Méthodes de l'État de New York

http://www.irm.state.ny.us/policy/tp_9616a.htm

Méthodes du gouvernement australien

http://www.adfa.oz.au/DOD/imsc/edmsc/iedmpt1.htm

http://weever.mel.dit.csiro.au/~vercous/TIM/Document-page.html

Livre sur l'avenir de la gestion des informations

http://www.mkp.com/books_catalog/264xtoc.htm

Gestion de document (discussion ou réflexion) :

http://www.lib.berkeley.edu/Web4Lib/archive/9608/0106.html

http://www.daileyint.com/7docman.htm

Construction d'un intranet (+ gestion de doc.) :

http://techweb.cmp.com/intranet-build/default.htm

http://www.intrack.com/intranet/view1.shtml

http://techweb.cmp.com/intranet-build/rebirth.htm

Edition électronique :

Bibliography on Electronic Records (bibliographies annotees)

http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/bibtc.html

http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/bib10.html

Workflow et gestion électronique de documents :

http://www.ceveil.qc.ca/traitem/vezinm/asp1.htm

http://www.waria.com/

Gestion de l'information par objets (Bases de données objet) :

Concepts des objets d'information :

http://www.rlg.org/ArchTF/tfadi.index.htm

http://www.rlg.org/ArchTF/info.html

Référence de livres:

http://www.obs-europa.de/obs/english/books/paperl/top.htm

Electronic Editing du groupe Generic Computer

http://www.genericcomp.com/On_Line_Editing.html

Liens en vrac :

http://bubl.ac.uk/journals/lis/#7electronic

http://www.ceveil.qc.ca/traitem/vezinm/asp1.htm

http://enws396.eas.asu.edu/cikm97/cikm97.html

http://www.mosarca.com/APROGED/GLOSSAIR.HTM

http://www.archives.ca/www/francais/gdg/commande.html

http://www.acslink.net.au/~tomw/twpubs.html

http://www.rlg.org/ArchTF/info.html

http://www.rlg.org/ArchTF/tfadi.index.htm

http://www.hotwired.com/webmonkey/html/

http://www.zonaresearch.com/free/here/397/mar97hr.htm

http://www.ultimus1.com/ultdemo/ultdemo.htm

http://www.jetform.com/

Questions, commentaires : acpotvin@sympatico.ca
[ Mis à jour le 25 janvier 2003 ]